Bessere E-Mails in 4 Schritten

26.05.2015 | Marketing

Email Tipps

Täglich erreicht uns eine Flut an Nachrichten, die stetig zunimmt. Studien zufolge erhält ein User im Schnitt 88 E-Mails am Tag. 88!

Es ist aber nicht nur die bloße Anzahl an E-Mails allein, die den Empfänger abschreckt, sondern oft ebenso der Aufbau der Nachricht.

Damit Ihre Mails gelesen und beantwortet werden und nicht direkt ins Archiv wandern, haben wir hier 4 Schritte zusammengestellt in denen Sie Ihre Mails etwas optimieren können. Uns zumindest würde es freuen, nur noch solche E-Mails zu erhalten…

1. Die persönliche Ansprache

Kaum überraschend: Es lohnt sich, vor dem Abschicken einer E-Mail, herauszufinden, wie der Empfänger heißt. Wer sich diese Mühe nicht macht, braucht eigentlich gar nicht zu schreiben. Und dennoch erhalten wir oftmals E-Mails, die genau hier bereits unprofessionell sind.

2. Das Wichtigste zuerst

Hinsichtlich der großen Nachrichtenflut, sollte man den Grund der E-Mail möglichst direkt nach der persönlichen Anrede platzieren. Wir haben alle genug zu tun und eine E-Mail ist schließlich nicht die Kaffeemaschine, wo ich mich gerne zum Smalltalk treffe.

3. Der Umfang

Es ist wichtig, alle relevanten Informationen in klare und kurze Sätze zu packen. Dabei sollte man sich kurz fassen und auf Füllwörter verzichten. Immer mehr Mails werden auf Smartphones gelesen – unnötiges Scrollen schadet hierbei der Produktivität. Auch für die Betreffzeile gilt: Nicht mehr als 40 Zeichen.

4. Die Dringlichkeit

Falls es eine Deadline gibt, sollte man diese direkt und unmissverständlich kommunizieren. Eine künstliche Dringlichkeit zu suggerieren, ist oft nicht ratsam. Anfangs funktioniert dieses Vorgehen vielleicht, später werden solche Termine jedoch nicht mehr Ernst genommen.